为进一步规范俄罗斯东欧学院各类外事活动接待安排，更好地开展学院国际化工作，积极配合学校对外合作交流处完成各类外事接待活动，俄罗斯东欧中亚学院特制定学院外事活动接待流程。外事活动接待流程分三阶段，各阶段主要工作及负责人如下：
一、常规外事活动
1. 活动前期
各语系负责前期与外宾来访的各项沟通工作，包括确定来访人员姓名、职务、护照号及来访时间。俄罗斯、乌克兰、白俄罗斯地区由学院外事主管和外事秘书负责，其他各国家由负责语系各自承担。如果来访团组直接联系学校外事处，则各语系负责与校外事处对接，配合外事处的各项前期沟通和准备工作。若邀请人或邀请团组需要邀请函，请各语系向学院提供来访人员相关信息，学院将使用统一模板，为来访人或来访团组出具邀请函。
若接待活动为校级（校领导出席），接待流程（确定中方出席人员、具体流程等）、活动各项预算由俄欧亚学院院长、外事主管和各语系主任和校外事处会同协商制定。活动预算和接待流程由学院外事秘书通过OA系统“外事接待管理”上报外事处审批。会议议程、中外方人员席卡、预定摄影摄像、会议室预定、会议用小国旗、会议PPT、会议坐席安排、外方车辆进校安排（车牌号及进校时间）、外方礼物由外事处负责。若接待活动为学院级别，活动各项预算、接待流程、会议坐席安排由俄欧亚学院院长、外事主管和各语系主任会同商定。会议PPT及外方车辆进校安排由外事秘书负责。若需宴请，学院办公室主任负责宴请预定事宜。
2. 活动当天
若接待活动为校级，外事接待活动由外事处与学院会同接待。若接待活动为院级，外事接待活动由院长、外事主管、各语系主任、各语种专业教师负责接待，外事秘书负责现场会务工作。
3. 活动结束
若专业教师参与外事接待活动，则专业教师负责活动新闻稿撰写和《驻沪领馆官员活动情况反馈表》（若接待驻华大使馆、驻沪总领馆人员）填写工作。若专业教师未参与外事接待活动，则外事秘书负责新闻稿撰写和《驻沪领馆官员活动情况反馈表》填写工作。最后，外事秘书负责新闻稿发布宣传工作。
二、会议讲座
前期与讲座人各项沟通事宜（讲座人信息、讲座时间、地点、讲座人单位介绍、来访目的）由各语系负责，并报外事秘书。接待安排与活动预算由各语系与院长、外事主管、院办主任沟通确定。所有信息汇总后由外事秘书报OA“外事接待管理”至外事处审核。会议讲座接待和后续新闻报道由各语系负责。
